Hybride-eller-fysiske-moter-iStock

Hybrid- eller fysiska möten?

De flesta tycker att hybridmöten är lika bra som fysiska möten. Men mötena framöver kommer att vara en blandning av fysiska möten och digitala möten eftersom 73 procent av svenska arbetatagare vill jobba mest hemifrån framöver, enligt Netigate.

 

Min rekommendation är att du skippar hybridmöten om du inte:

  • Har infrastruktur på plats som stödjer att några sitter på kontoret och några hemma
  • Har uppgraderat lokalerna
  • Kan mötas fysiskt
  • Är bra på mötesledning och hybridmötesledning
  • Tänker nytt om möten och mötesplatser

Så vad ska du gör då?

1. Börja med uppgradering av utrustning och infrastruktur

Medan du väntar på bättre skärmar, kamera som följer dig om du rör dig i rummet, högtalare som följer ljudet för den som pratar, programvara som visar digitala deltagare på skärmen som likvärdiga deltagare istället för ett litet ansikte eller ikon, så finns det några saker du kan göra.

Låt deltagarna i de fysiska mötesrummen ha på en egen PC med kamera. Ljud delar ni gemensamt. Skruva av ljudet på den egna datorn. Det gör att du blir sedd och håller fokus på övriga digitalt. Du går miste om lite av dynamiken med att vara fysiskt tillsammans i rummet, men det viktigaste är att alla känner sig inkluderade, sedda och hörda.

Har du infrastruktur och uppdaterad programvara på plats så kör igång med hybridmöten. Då är det mer dig det hänger på som mötesledare och mötesdeltagare.

Vigdis Austrheim

2. Uppgradera lokalerna på jobbet

Många har ett upplägg med 3+2 dagar, med 3 dagar på kontoret och 2 dagar hemma. Men allt fler kommer inte in till kontoret de dagar de hade tänkt, utan blir sittande fler dagar hemma än planerat. Det är enklare att ha Teams-möten när det är lugnt omkring dig och du själv kan prata utan att störa andra. Många upplever brist på uppdaterade mötesrum eller små mötesrum där du enkelt kan ta digitala och hybridmöten.

Få det grundläggande på plats. Zoner som är ägnade åt samarbete och zoner som är ägnade åt fokuserat arbete och inte minst särskilda rum och zoner för hybridmöten. Ljuddämpning måste finnas på plats och vissa körregler måste skaps, eftersom många har glömt att skruva av hemmakontorsrösten när de sitter inne på kontoret eller på ett kafé och jobbar.

3. Var tydlig med vilka möten som bör vara fysiska och vilka som kan fungera som hybrid

Du kan välja att säga att vissa möten blir 100 % fysiska, utan möjlighet att delta digitalt. Det kan vara möten som 1:1-möten eller workshops som kräver mycket oplanerad coachning och idéutveckling. Det kan leda till att det blir några möten du inte får delta på eftersom du inte är fysiskt på plats. Det är sällan jag hör att någon saknar fler möten, så här kan du hellre prata med några som är där, så att de kan uppdatera dig efteråt.

Vigdis Austrheim

Jag var med på ett kundmöte nyligen och inbjudan hade både fysiska mötesrumsreferenser och en digital länk. I texten stod det tydliga förväntningar till oss som skulle delta, om vem som förväntades att vara där fysiskt. Det blev en bra upplevelse och fungerade bra.

4. Tillämpa god mötesledning, fysisk och hybrid.

Tänk igenom hur du vill involvera alla, oavsett var de befinner sig och tillämpa bra och medvetet mötesledarskap. Med det menar jag att du skickar ut en agenda i förväg, där mötets syfte tydligt framgår och vad du förväntar dig av dem som deltar. Jag brukade tacka nej till möten utan agenda, fram tills att det blev en vana hos de som bjöd in. Enligt min erfarenhet sitter vi för mycket i möten.

Några fler tankar om allmänt gott mötesledarskap:

  • Skicka ut agenda i förväg.
  • Var tydlig med syftet med mötet och vad du förväntar dig av varje person.
  • Skapa gemensamma körregler för mötet, ange tider på agendapunkterna och håll dig till dessa.
  • Skapa en P-plats, en parkeringsplats, där du noterar de punkter som dyker upp längs vägen. De behandlas i slutet av mötet, där ni kommer överens om vad ni gör med dessa punkter.
  • Kom överens i rummet om uppgifter som ska ske efter mötet, förväntningar på tid och ägarskap till dessa. Och lägga alla referat digitalt på en gemensam plats.

Om du använder hybridmöten kan du lägga till detta till listan ovan:

  • Involvera de digitala mötesdeltagarna före de som är fysiskt i rummet och be dem använda chatten aktivt.
  • Be alla att ha kameran på om de inte sitter hela dagen på Teams. Påminn dem om att de blir väldigt synliga om de visas på stor skärm hos dig i det fysiska mötesrummet.
  • Variera din blick så att du ser alla. Jag rekommenderar att du sveper med blicken i en åtta, för då får du med dig flankerna och du kan titta rakt in i kameran i mitten.
  • Variera mötesinnehållet. Kör några undersökningar via t.ex. MS Forms, använd digitala tavlor, dela skärm, dela i grupprum osv.
  • Du kan även låta mötesledningen gå runt, för när andra leder några av mötena så blir det också större variation. Mötesledaren kan sitta i eget mötesrum eller digitalt för att säkerställa att alla inkluderas på samma sätt.

Tänk på att skapa variation i mötena. Till exempel låta mötesledningen gå runt.

Vigdis Austrheim

5. Tänk nytt om möten

Behöver ni ha ett möte? Bjuder du in till möte av gammal vana?  Mitt tips till dig är att du bjuder in till möten på olika mötesplatser efter den typ av möten du har. Alla möten behöver inte ske i ett mötesrum.

  • Ta ett promenadmöte ute, ett Walk&Talk-möte. Ett möte i friska luften ger extra energi, en mer informell ram som skapar och förstärker relationer och ni får motion som grädde på moset. Jag brukar ha månatliga 1:1-möten gående ute med varje medarbetare.
  • Använd ljud istället för ett digitalt möte där mötesinnehållet mest är information. Prata in informationen i en ljudfil och så kan de andra höra på medan de är på tåget eller i bilen. Vill du ha några reaktioner på informationen så kan du be dem kommentera i Teams-grupper eller Slack efter mötet.
  • Kör workshop-format. Det är mycket mer engagerande och det är ju det vi vill ha under den här pandemin. Både internt och externt är det bra att få samarbeta och vara kreativa tillsammans.
  • Du kan också vara mer avancerad och använda några digitala verktyg. Under pandemin har jag börjat älska verktyg som Miro och Mural. Det är verktyg som kan användas till digitala workshops och hybridmöten. Du kan enkelt dela externt med kunder, så skapas här en helt annan närhet digitalt.

6. Utvärdera!

Kontrollera regelbundet vad som har varit bra med möten och vad som kan bli bättre nästa gång. Vi är i en prova och lär-period nu. Se till att utvärdera och lär och att sådan ”utvärderingsinlärning” görs regelbundet och strukturerat.

Och se till att du hela tiden lär dig något nytt om att hålla digitala möten. Det bästa tipset för goda hybridmöten är att du planerar som om alla möten blir digitala.

Framtiden blir en ”Work from anywhere future” som Harvard Business Review refererar till. Så då är det bara att sätta igång, investera i goda lösningar, iordningsställ lokalerna och uppgradera kompetensen och träna på nya färdigheter. Fler och fler möten blir hybrida, se till att de blir bra möten.

De som utvecklas är de som vinner!