Gode råd for e-post

Christine Calvert ger råd:

10 e-postbudord för ledare!

Tänk så mycket tid vi kan spara om alla skrev bättre e-postmeddelanden! Tydlig kommunikation på jobbet är alltid viktigt och det är inte mindre viktigt i det informationsflöde som strömmar in i våra inkorgar.

Är du en ledare (eller kollega) som vill ha mer effektiva processer och bättre skriftlig kommunikation? Gå i spetsen för bättre e-postkultur på din arbetsplats. Här är mina tio digitala budord, som du kan spara och använda:

1. Låt ämnesraden jobba

Ämnesraden har en enda uppgift – och det är att få din kollega att öppna e-postmeddelandet. När det tydligt framgår vad ditt e-postmeddelande handlar om, ser vederbörande på en gång vad hen ska göra.

Det värsta jag vet på ämnesraden är ordet ”Hej!”. Eller att det inte står något över huvud taget.

Guldtips: Skriv NYTT ämne på ämnesraden när ämnet har ändrats. Så slipper du Ad: Re: Ad: Re: ”Har du beställt bubbel till avskedsfesten för Karin?”, när e-postmeddelandet handlar om kundmötet imorgon.

2. Få fram det viktigaste först

Tänk omvänd pyramid – det viktigaste i texten först och mindre och mindre viktiga detaljer ju längre ned vi kommer. När jag öppnar ett e-postmeddelande från dig måste jag se på en gång varför det här meddelandet är viktigt och relevant. Gå rakt på sak. Mycket ofta kan du radera det första stycket eller de första meningarna utan att förlora någon information. Jag och dina kollegor tackar dig.

Se också till att e-postmeddelandet bara handlar om en sak. Många av oss tycker om att spara e-postmeddelanden i mappar för att ha översikt. Om du skriver om flera olika saker blir det bara rörigt och kognitiv dissonans för oss andra.

3. Var tydlig med vad du vill

Det är jobbigt (och lite obehagligt) om du är otydlig med vad mottagaren ska göra. Om jag får ett e-postmeddelande där det står ”det här måste vi ta tag i”, så vet jag inte vad som förväntas av mig. För vem är egentligen vi? Vill du att jag ska göra något, så säg det.

Det samma gäller användning av ordet ”er”. Om du skriver ”kan någon av er hjälpa mig?” kan jag lova att alla tänker att ”det fixar säkert någon av de andra”. Använder du ”du” och ”dig”, så kan du vara säker på att du blir förstådd. Det handlar om att ha tillräckligt med auktoritet för att be om det du vill ha.

4. Var försiktig med humor och ironi

När du inte ser din kollega framför dig kan du inte heller veta om hen har en bra eller dålig dag. Samtidigt är humor ofta ”olja i maskineriet”, så du får i varje fall utvärdera var gränsen går. Ironi måste du vara väääldigt försiktigt med.

Om du är ledare är ironi på jobbet förbjudet. Punkt.

Christine Calvert

5. Gör dina e-postmeddelanden enkla att läsa

Långa avsnitt med tätskriven text kan ge vem som helst ångest och magproblem på jobbet. Använd istället många stycken och punktlistor. Framhäv gärna viktiga ord och siffror i halvfet text eller använd mellanrubriker. (Men använd inte för mycket halvfet stil. Då går vinsten upp i rök och ”allt” ser lika viktigt ut.)

6. Ingen blir ledsen över att inte stå som kopia

Det är säkert inte bara jag som jobbat med någon som kopierar in gud, alla andra och hunden? Tänk igenom vem som har användning av den information du skickar ut och håll andra utanför. Tänk också på att ”kopia” bara är för information. Om du vill att någon ska göra något ska den personens namn upp i Till-fältet. Om personen inte ska göra något kan du fundera på om hen ska slippa att få det här meddelandet helt och hållet.

Om du kopierar in din chef kan det se ut som om du inte har tilltro till att mottagaren följer upp – eller att du ska försäkra chefen om att du gör ditt jobb. Det är inte nödvändigtvis den bästa utgångspunkten för ömsesidig kommunikation.

7. Var försiktig med att använd fältet för hemlig kopia

Det är lite som att viska bakom ryggen på någon. Alla lägger inte märke till om du har dem som kopia eller hemlig kopia och plötsligt kan de säga något i ett möte som de ”inte skulle ha känt till”. Pinsamt.

8. Skriv tydliga frånvaromeddelanden

Vi vill veta när vi får svar och om vi får svar. Jag skrev ett väldigt tydligt autosvar när jag var chef och skulle på semester. Då kunde jag med gott samvete radera 600 olästa meddelanden (jag skämtar inte!) efter flera veckor på segelbåten. Aaaaah.

9. Skicka inte e-post när du är arg!

Två guldtips här:

  1. Sätt aldrig mottagarens namn i Till-fältet förrän e-postmeddelandet är färdigskrivet. Plötsligt har du tryckt på Skicka utan att det var meningen och helvetet är löst.
  2. Är du irriterad (läs: skitsur) bör du skicka e-postmeddelandet till dig själv först. Då kan du ta en paus, ta ett djupt andetag och se vilken verkan e-postmeddelandet får på dig när det dyker upp i din inkorg. Får du ett e-postmeddelandet med ämnet ”Nu har du levererat för sent – IGEN!” kan du känna på magkänslan. Är det verkligen det här som krävs för att företaget ska nå sina mål?

Kom ihåg att e-postmeddelanden kan skickas vidare och det du skriver måste du kunna stå för. Även om innehållet hamnar i tidningen.

Christine Calvert

10. Ja, du kan använda smileys om det passar

Men tänk också på att emojis inte ska ersätta tydlig kommunikation. Om en av dina medarbetare har gjort ett jättejobb och skickar en rapport till dig är det dålig stil att svara vederbörande med en smiley eller tumme upp. Ta dig tid att ge en bra återkoppling.

Är du tveksam? Skippa emojis.

Till sist: Måste du EGENTLIGEN skriva ett e-postmeddelande?

Ibland kan en gul lapp på skrivbordet, ett telefonsamtal eller en pratstund vid kaffeautomaten göra lika stor nytta. Om du behöver dokumentation och påminnelser är ett e-postmeddelande din bästa vän. Om du ska avhandla något snabbt kan det vara lika bra och mycket trevligare med en pratstund.