En lösning är att prioritera ner den tid man lägger på att arbeta med sin personal. Istället för att tala med sin personal för att bilda sig en uppfattning om hur läget ligger, går många över till att ha temperaturmätningar där personalen svarar på frågor om sitt mående i mobilen en gång i veckan. Resultatet presenteras i ett antal lättbegripliga staplar – även det i en mobilapp. Sedan kallar man detta för framtidens ledarskap.

Personligen kallar jag det för frånvarande ledarskap. Och även om det är framtid för några, är det inte ledarskap.

Ledarskap handlar om relation, att bygga tillit mellan människor och att hantera mänskliga relationer. Allt det här är saker som tar tid, som inte låter sig struktureras i modeller, eller förpackas i appar. Lösningen för dig som vill ägna dig åt ett gott ledarskap är att skapa dig tid för dina medarbetare. I gengäld får du ett engagemang från dina medarbetare som du kan använda till att delegera arbetsuppgifter, till att öka kvaliteten genom att göra människor självgående på riktgt.

Är multitasking en lösning?

En annan vanlig lösning heter ”multitasking” – att håll många bollar i luften samtidigt. Den tråkiga nyheten är att multitasking inte fungerar så effektivt som vi tror. Då vi far fram från den ena saken till den andra, löser det ena problemet efter det andra känns det ofta väldigt belönande. Vi tänker oss att det är effektivare att göra fler saker samtidigt, att det går snabbare.

Men den forskning som finns på området är entydig – i själva verket försämrar multitasking en människas produktivitet med upp till 40 procent. Oavsett om man är eller kvinna skall tilläggas.

Anledningen är att vår hjärna faktiskt inte behärskar förmågan att göra flera saker samtidigt. Det vi gör då vi multitaskar är att snabbt byta fokus mellan olika uppgifter och anledningen till att multitasking tar längre tid är, att vid varje tillfälle du byter mellan de uppgifter du försöker utföra samtidigt behöver hjärnan byta fokus. Ju svårare uppgifter desto mer tid kommer du förlora vid byte av fokus. Det tar helt enkelt längre tid för hjärnan att byta fokus om uppgiften dessutom är komplicerad. Vid varje tillfälle du byter fokus förlorar du tid som hade använts till att utföra uppgiften istället om du gjorde en uppgift i taget, dessutom är chansen överhängande att resultatet blir sämre och att du i värsta fall får göra om och göra rätt.

Skapa ostyckad tid

Nästa regel är att försöka att skapa dig tid då du kan arbeta koncentrerat och där är det viktigt att dels finna vad som fungerar bäst för dig själv, och dels att försöka att eliminera så många störmoment som överhuvud taget är möjligt. Det första steget är att ta börja styra när var och hur du tar till dig information. Du gör det enklast genom att stänga av alla dina pushnotiser, de som gör att det plingar i din telefon då faster Svea lägger upp en ny bild på Instagram, då dina gamla skolkamrater från nionde klass lägger upp bilder på facebook, då du får ett nytt meddelande i mailkorgen och så vidare. Vill du vara riktigt effektiv så väljer du ett eller ett par tillfällen under dagen då du aktivt arbetar med att samla information, svara på mail och så vidare.

Har du möjlighet att välja din arbetsplats – försök att hitta den plats som är mest ostörd för dig och har du det ännu lyxigare kan du kanske också välja tidpunkt. Som egen företagare styr jag min egen tid och detta skrivs i min favoritfåtölj klockan 11 på kvällen – den tid på dygnet då jag är som mest kreativ.

För att lära mig då jag skriver bäst och när jag fungerar bäst har jag tagit en vecka där jag skrivit ner min energikurva, när har jag som mest energi, när är jag mest kreativ, hur ofta behöver jag vila, och så vidare. Sedan försöker jag att i mest möjliga mån planera mitt arbete så att jag inte sitter och svarar på mail när min hjärna är som piggast och borde ägna mig åt det som är dagens viktigaste arbetsuppgift. Det kräver tid och övning, men har gjort mig betydligt effektivare. Jag får helt enkelt bättre resultat med mindre ansträngning.

Planera och pausa

En av de saker som tar mest energi är att prioritera. Därför använder jag tid på morgonen då hjärnan är som mest utvilad, har mest energi till att se över min dag och prioritera dagen utifrån vad som är svårast att göra. Det ger en märklig tillfredsställelse att  ha en prioriterad ”Att göra-lista” framför sig och att bocka av efter dagen.

Jag har lärt mig efter vägen att jag behöver jämna pauser och att jag ser till att jag får i mig ett glas vatten med jämna mellanrum för att fungera bra. Jag behöver sociala kontakter vid lunch, någonstans där är det slut i energidepåerna. Fyller på gör jag med mat och med sociala kontakter – jag försöker att luncha med kunder eller kollegor även i Covidtider.

Sammanfattningsvis skapar du tid genom att:

• Engagera dina medarbetare och att delegera
• Gör en sak i taget
• Styr ditt informationsflöde
• Planera ditt arbete och ge dig själv pauser

Vill du lära dig mer och utvecklas som ledare? Anmäl dig till Sveriges största ledarskapskurs:

Att leda andra utan att vara chef

Att leda andra utan att vara chef – steg 2