FOTO: Getty Images/iStockphoto

Artikel 1 av 3

Om att använda möten konstruktivt!

Som ledare har man några få tillfällen då man har möjlighet att tydligt göra skillnad, alldeles oavsett vilken organisation man arbetar i eller vilken roll man har. De tillfällena är möten då man samlar hela personalen, det kan vara veckomöten, månadsmöten, APT eller vad man nu kallar dem.

Arbetar man med projektledning är det stora projektmöten då man samlar människor som är viktiga. Det andra tillfället man har för att göra skillnad på riktigt är i möten mellan fyra ögon med någon av de man leder. Det kan vara att medarbetaren begärt ett möte, ett uppföljningsmöte av något slag eller något annat som gör att man sitter ner och pratar. Vi skall i ett par artiklar prata lite om hur man kan använda möten för att leda på ett bra sätt.

Lena Grönqvist FOTO: Lena Grönqvist

I Sverige älskar vi att hålla möten, det är en del av vår ledarkultur på gott och ont. Det goda är att vi ofta får med oss medarbetarna på olika former av förändringar, det trista är att möten kan upplevas som en gigantisk tidstjuv, inte minst då man har någon form av ledaruppdrag då man ibland förväntas vara med på möten av alla möjliga slag.

Som ledare styr man inte över alla möten man har, allt man förväntas säga eller vilka möten man förväntas delta i. Vad du däremot kan påverka är de möten du håller själv.

Det finns normalt sett fyra olika former av punkter på en mötesagenda:

  • Informationspunkter
  • Diskussionsmöten
  • Beslutspunkter
  • Arbetspunkter

Nedan skall vi tala lite om den första och kanske vanligaste punkten: Informationsmöten.

En av de saker som kan göra möten oändligt tråkiga är att de ofta innehåller mängder av information. Information om vad någon annan sagt, vad någon annan tänkt, vad någon annan vill att man gör.

Utan att nedvärdera vare sig hur viktiga dessa saker kan vara eller hur många de viktiga sakerna är,  blir effekten en störtflod av information om saker man inte kan påverka. Resultatet är ofta medarbetare som blir passiva under alla sorters möten, det blir svårt att få igång någon meningsfull diskussion de gånger man önskar det. Här kommer några punkter att tänka på iför att använda mötena till att bygga grupp.

Vad är ditt syfte med mötet?

Michael Wolde FOTO: Michael Wolde

Även om det är ett rutinmöte är det viktigt att ställa dig frågan vad du vill åstadkomma med mötet? Även om det flesta möte bara syftar till att föra ut information, eller att uppdatera vad olika medlemmar i ett team arbetar med just nu kan man också lyfta blicken och titta på lite längre sikt. Om det är vanliga personalmöten eller projektmöten kan man tänka sig ett möte som ett tillfälle att bygga gruppen, att skapa mer engagemang och delaktighet i en grupp.

– Det första att tänka på är att försöka koppla det du vill åstadkomma till gruppens, avdelningens eller organisationens mål. Om mötet inte behövs för att ta er mot målet, behövs mötet troligen inte alls.

– Nästa fråga är att designa mötet så att det blir en klivsten mot de mål du ser framför dig.  Var också noggrann med att tänka både på kort och lång sikt, mötesteman blir lätt det som är dagens ämne, sättet man gör det på är det som ger långsiktighet och för dig mot ditt långsiktiga mål. Du som har barn hemma kan tänka på samma sätt som med barnen; det händer olika saker varje dag som man får förhålla sig till och hantera. Sättet vi går det på är det som är det som blir det vi kallar uppfostran. Om du inte sätter mål blir det gärna som i tankespråket: ”Om du inte vet vart du vill är alla vägar rätt”..

– Viktigast i din mötesdesign är att avgränsa dig – att våga välja bort det som inte för dig mot det mål du har satt upp.

Undvik informationstunga möten!

Inget möte bör innehålla mer än 35% information som inte gruppen kan påverka.
Om du har mycket information att förmedla, försök att prioritera så att bara det allra
viktigaste kommer upp på mötet. Resterande information brukar gå bra att lägga i ett mail. Man kan till och med börja skicka månadsvisa informationsmail.

Nu kan ju vän av ordning invända att ”mina medarbetare är dåliga på att läsa ,mailen”. Frågan man kan ställa sig är – om de inte läser mailen – har vi någon anledning att de kommer ihåg vad som sades på mötet? Dessutom är det så att man alltid kan gå tillbaka och läsa igenom månadsmailen om det behövs.

Och – börja inte ett möte med informationspunkter. Det skapar ett sändningsklimat, som gör det svårt att gå över till ett dialogklimat. Avsluta med informationspunkterna – eller mejla ut dem i förväg.

I nästa vecka kommer flera mötestips!