Michael Wolde (i samarbete med Lena Grönqvist)I vårt förra nyhetsbrev beskrev vi att det normalt sett finns Det finns normalt sett fyra olika former av punkter på en mötesagenda:
- Informationspunkter
- Diskussionspunkter
- Beslutspunkter
- Arbetspunkter
Ett möte börjar med agendan
Denna gången skall vi fokusera på en enda sak; agendan, i nästa lyfter vi hur man utvecklar en grupp med diskussionspunkter.
Om du tänker dig att börja arbeta annorlunda med dina möten kan det vara en bra idé att berätta att du tänker ändra det sätt ni håller möten på, vad du tänker dig att det skall leda till, och vilka krav det ställer på din grupp. Några punkter att lufta kan vara:
- Att alla kommer i tid till mötena
- Har läst agendan och möteskallelsen
- Är förberedda och pålästa
- Är aktivt deltagande på mötena
För din del ser du till att agendan går ut i god tid och att även du är väl förberedd. Vad som är good tid kan variera, men det skall finnas tillräckligt med tid för att läsa och tänka till kring agendan och eventuellt material som är medskickat.
Att prioritera agendan
Normalt då vi prioriterar använder vi oss av två parametrar, hur viktigt något är och hur bråttom något är. I stora organisationer är det ett vanligt trick att skicka ut information och berätta att detta är oerhört bråttom, vilket gör att många slutar att reflektera och bara springer på.
Om många gör så är det lätt att din agenda blir en enda lång uppräkning av information av vad andra tycker är viktigt.
Michael Wolde, En av Confex’ kursledare på kursen. FOTO: Fia Erixon
Mitt tips är att först läsa kritiskt och värdera hur viktigt något är. För det andra, lyft ditt
dilemma med din grupp; att du gärna vill göra något annat på möten än att bara för
medla information.
Be gruppen komma upp med förslag på vad ni skulle kunna göra
istället. Oftast kommer då förslaget om att använda en annan informationskanal från
medarbetarna själva. Om inte – förslå och förankra informationsvägarna. på mötet kan
du hänvisa till att det finns viktig information i ditt informationsmail.
Se till att din agenda är realistisk
Försök inte uppnå mer än mötestiden tillåter. Ett sätt att göra detta är att sätta tidsgränser för varje ämne på dagordningen – typ: 20 minuter för information från ledning, 10 minuter för att diskutera produktionsschemat och så vidare. . En överambitiös agenda kan leda till att man rusar över viktiga punkter; en ofullbordad agenda riskerar att bli demoraliserande och leder till ytterligare möten.
En bra tips är att avsluta varje möte med en kort genomgång av vad som beslutats, vem som skall göra vad och varför. Ge också tid för kommentarer och reflexer från medarbetarna kring detta för att säkra att alla har uppfattat era beslut på samma sätt. På så sätt spar du tid för samtliga och du kommer att få bättre uppföljning.
Om du ofta hamnar efter i schemat
Om du skulle hamna efter i schemat, lyft problemet med gruppen för att prioritera de återstående punkterna på dagordningen istället för att rusa igenom allt och uppnå lite – eller fatta fel beslut.
Ifall tiden rinner ut i mitten av en särskilt givande diskussion, fråga gruppen om det är okej fortsätta längre än den schemalagda sluttiden. Och – trots att ni slutar tidigare, ge tid för att avsluta enligt nedan!
Följ upp – och följ upp – omgående
Lena Grönqvist FOTO: Lena Grönqvist
När mötet är över börjar uppföljningen. För att driva din handlingsplan framåt, skicka ut mötesanteckningar omgående—inom en dag eller två. Detaljerade protokoll är mindre viktiga än en sammanfattning av mötets huvudpunkter, beslut taget, åtgärdssteg, ansvar och tid ramar. Dela ut mötesanteckningarna till mötesdeltagarna och till alla som kommer att påverkas av de beslut som fattats eller de åtgärder som vidtagits.
När deadline för varje åtgärdssteg närmar sig, följ upp med ansvariga och få en lägesrapport. Om tidsfristerna börjar gå ut, erbjuda att hjälpa. Nyckeln är att behålla den fart och det engagemang som krävs för att driva fram resultatet som sattes i rörelse under ditt möte.
Vill du utvecklas som ledare? Anmäl dig till Sveriges största ledarskapskurs:
Att leda andra utan att vara chef
Att leda andra utan att vara chef – steg 2