Group of colleagues celebrating success
FOTO: Getty Images/iStockphoto

Artikel 3 av 3

Att bygga grupp genom möten

Detta är tredje artikel med mötestema. Det första talade om hur att hantera
informationspunkter, det andra fokuserade på mötesstruktur och nu skall vi tala om hur man kan använda möten för att sprida och skapa engagemang i en grupp genom att göra dem delaktiga i analys och beslut.

Engagerade medarbetare kan i sig göra hela skillnaden mellan ett bra och ett dåligt möte. Ju mer delaktiga dina medarbetare känner sig desto mindre tid behöver du lägga på att informera om sådant de lika gärna kan läsa sig till.

Din roll

Michael Wolde, En av Confex’ kursledare på kursen. FOTO: Fia Erixon

För att skapa bra diskussioner i ett arbetsmöte kan det vara bra om du som leder mötet håller dig så neutral som möjligt i sakfrågan. Detta för att du som mötesledare automatiskt har en viss makt som du behöver hantera så klokt som möjligt.

Genom att inte framstå som alltför dominant under mötet använder du istället den informella makt du har till att uppmuntra samtliga på mötet att säga sin mening och därefter hjälpa gruppen att nå konsensus i en fråga. I en del andra fall kan det vara så att du vill ha gruppens åsikt i en fråga, du använder dina medarbetare som bollplank i en fråga. Berätta innan varje punkt vad du förväntar dig; Jag skulle vilja att vi beslutar om… etc.

Innan mötet

Planera bara en dialogpunkt per möte – dialog tar tid. Budgetera därför rundligt med tid för denna punkt på dagordningen

Som mötesledare har du ansvar för helheten, ditt ansvar är att få andra att prata och fram sina perspektiv.  Om du har en stor grupp eller en grupp där det är svårt att få igång bra diskussioner – använd smågruppsdialoger/pardiskussioner. Det gör det lättare för de tystare att komma till tals, samtidigt som det dämpar de pratsamma.

Under mötet

  1. Formulera den fråga du vill att ni diskuterar så att den berör alla på det ena eller andra sättet. Det kan vara att säga: ”Jag vill höra er åsikt om den här förändringen – vad skapar den för hinder och vilka möjligheter skapar den?  … Var i alla lägen försiktig med att inge falska förhoppningar om att gruppen skall kunna påverka saker eller beslut som ligger utanför deras beslutsdomän eller inte kan påverka.
  2. Ge alla deltagare tid att reflektera innan någon säger något. Lägg ut frågan, låt var och en fundera och skriva ner sina tankar under ett par minuters tid – innan ni börjar samtala. Då får frågan möjlighet att sjunka in och du får så många unika tankar som möjligt på bordet. Dessutom – så fort någon börjar tala och ange tonen riskerar du att alla hänger på i den riktningen och mångfalden kan gå förlorad.
  3. Gå ett varv laget runt och låt alla ge sin spontana syn. På så sätt kommer alla med i leken, alla får säga sitt. Du uppmuntrar till mångfald i tanke och ger människor möjlighet att se och förstå att alla inte tänker lika. Detta är en bra metod att använda då ser att energin i en grupp faller av – gärna tidssatt: ” en kort laget runt – vad tycker ni – en minut från var och en ?”
  4. Försök nu få till ett samtal i syfte att förstå varandra. Se till att alla – eller i alla fall så många som möjligt kommer till tals. Stötta gärna genom att hjälpa människor att fördjupa och tydliggöra sin position ”Hur menar du då eller hur tänker du nu?
  5. Formulera slutligen ett gemensamt svar på dialogfrågan. Om syftet var att ena gruppen i en ståndpunkt, försök att komma så långt som möjligt mot att hitta en gemensam ståndpunkt som alla kan acceptera. Går det inte första tillfället så bryt och besluta om när frågan tas upp igen. Om ditt syfte var att skapa en djupare förståelse för en fråga- men du skall fatta beslut: Summera diskussionen, beskriv vad du kommer att göra med materialet och berätta då gruppen får feedback på sitt arbete.

Att börja ett möte med ”laget runt!”

Lena Grönqvist FOTO: Lena Grönqvist

Om du vill ha lite mer engagemang i dina möten, kan det vara bra att börja alla möten med en incheckningsrunda. Det kan vara ”Var är du just nu” som ett sätt att berätta lite vad som händer med den personen just nu, både på arbetet och privat om man vill och om man upplever att det är relevant.

Hur det är privat blir relevant vid varje tillfälle där jag arbetar med direkta kundkontakter. Om jag inte mår bra på grund av privata orsaker är risken stor att det spiller över i kontakten med de jag arbetar.

Om du inte använt dig av ”laget runt” tidigare i din arbetsgrupp kan det vara bra att du går före och modellerar genom att gå ut först.