3d,Illustration,Of,Comparison,Of,Newly,Remodeled,Room,Of,House
FOTO: Shutterstock

Förändringens fyra rum:

Ett verktyg som kan få hela organisationen med på förändring

Att förändring är det enda konstanta är inget nytt under solen. Att du som ledare i förändring och oförutsägbarhet kommer att göra misstag är nog något du också kan räkna med. Som tur är finns det kloka människor som tagit fram verktyg som vi ledare kan ha stor nytta av på vår utvecklingsresa.

Ett av dessa – Fyrarummaren – presenterar vi här. Du som gått kursen ”Att leda andra utan att vara chef” kanske känner igen att vi har nämnt den här modellen. Men som med så mycket annat här i livet är repetition ofta vägen framåt.

Rent organisatoriskt är vi ganska bra på förändringsarbete, men vi underskattar ofta den känslomässiga aspekten. Vi tror att vi lämnar känslorna hemma och en vanlig tankevurpa är att det vi känner inte påverkar vår motivation, hur vi agerar och hur vi fattar beslut i yrkeslivet. Så är det inte. Men eftersom känslor och reaktioner kan vara opraktiska, obekväma och tar tid är det lätt att man duckar. Gör inte det!

Lär du dig att leda dina medarbetare (och dig själv) genom alla reaktioner kommer du att inte bara att vinna tid, utan även förståelse och engagemang.

Förändringens fyra rum

Förändringens fyra rum är ett användbart verktyg som används för att analysera hur människor och organisationer reagerar i kris och utveckling, under stress och press utifrån. Förändringens fyra rum hjälper till att öka förståelsen för olika mänskliga reaktioner i en förändringsprocess och på vilket sätt vi bör kommunicera. Genom att kunna förutse hur människor kommer att reagera i förändring blir det enklare att hjälpa och stötta och se till att de har allt de behöver för att övergången ska bli så smidig som möjligt.

Förändringens fyra rum är i grunden en psykologisk teori som fått mycket stort praktiskt genomslag världen över. Fyrarummaren har sin grund i svensk forskning om å ena sidan viljan att förändra, utveckla och söka en mer hållbar framtid – och å andra sidan önskan om att vidmakthålla status quo och hålla emot nödvändig förändring genom att censurera verkligheten (Källa: https://www.forandringensfyrarum.se/).

Vad händer i de olika rummen?

Vilka reaktioner möts du av i de olika rummen? Och hur kan du som ledare bemöta dessa, hålla uppe dörren till nästa rum och guida dina medarbetare vidare?

Rum 1: Nöjdhet

Innan en förändring är kommunicerad befinner sig dina medarbetare i den översta rutan till vänster. De flesta känner sig rätt nöjda och bekväma. Saker och ting rullar på. Oavsett vad förändringen som ska ske beror på, är det viktigt att du som ledare förstår och tar hänsyn till att alla inte kommer att ta till sig och hantera förändringen på samma sätt. I det här rummet är vi nöjda som det är och förstår inte varför vi skulle behöva förändra något. Inför en förändring är det viktigt att ge målbilder och att succesivt implementera förändringen steg för steg och gör lite mer av det som vi tycker var bra.

Rum 2: Censur

Människors första reaktion på förändring är ofta chock och förnekelse. Folk blir osäkra, rädda och kan uppleva en känsla av att förlora kontrollen. Man vill helt enkelt inte se att det skett eller ska en förändring.

Det här rummet kräver mycket energi och är en rätt jobbig plats att vara på. Det är lätt att det blir mer fokus på skitsnack än produktivitet. Ju mer information man får, desto enklare blir det att smälta vad som är på gång. Vad är det som ska hända och varför? Hur ska det gå till, vad kommer att krävas och vilket är slutmålet? Men tänk också på att ge dina medarbetare tid att vänja sig vid tanken. Bra kommunikation är en viktig framgångsfaktor. De flesta kan bara ta till sig en begränsad mängd information på en och samma gång. Som ledare behöver du vara rak i vad du ser och upplever, men också vara lyhörd och lyssna. Till slut infinner sig insikterna om att förändringen är oundviklig och man börjar glutta på dörren in till kaosets rum, vilket är det första steget till att faktiskt hänga med på tåget.

Rum 3: Kaos

Nu har medarbetarna har fått insikt om att förändringen måste ske kan du vänta dig alla möjliga reaktioner – förvirring, ilska, sorg, apati, rädsla, motstånd. Medarbetarna är nyckeln till framgångsrik förändring och din huvuduppgift som ledare är att lyssna, förstå, coacha och hantera känslor, frågor och motstånd. Ta vara på alla reaktioner och bemöt dem. Kanske finns det saker som du eller ledningen inte har tänkt på? Kommunicera. Till slut kommer man till en brytpunkt och man vill verkligen ta sig vidare in i nästa rum.

Rum 4: Inspiration/Förnyelse

I den fjärde fasen har alla börjat acceptera förändringen och sin nya situation. Känslan av inspiration och förnyelse infinner sig. Här råder hög energi, glädje, känsla av stark samhörighet, nya insikter och upplevelse av att kunna påverka sin egen situation.

Det här är fasen då medarbetarna förstår förändringens syfte och mål, och en skapande, kreativ fas med radikala idéer och viljan att bidra. Ibland kan man till och med bli tom på energi i det här rummet för att man har så mycket olika idéer. Här är det viktigt att sålla bland idéerna och se till att det även blir verkstad av det hela så att man slutligen återigen kan gå in i nöjdhetens rum.

Sällan raka spåret i mål

Ytterligare en tankevurpa som är lätt att göra, är att tänka att vi alla går igenom de fyra rummen i ”kronologisk” ordning och att vi alla dessutom hela tiden befinner oss i samma rum tillsammans. Sanningen är den att i en organisation befinner sig alla medarbetare på olika ställen. En kanske rusar igenom medan en annan är mer tveksam och behöver längre tid. Det här kan pröva ditt tålamod som ledare. Du behöver vänta, lyssna, kanske förankra igen, samtala och vara närvarande. Det går även att traska motsols genom rummen och enligt modellens upphovsman, Claes Jensen, kan man inte hoppa direkt från censur till inspiration, utan att först ha kraschlandat i kaosets rum.

Man behöver helt enkelt gå igenom alla rum. Att andra ge utrymme för att processa det som händer med oss, som människor, i en förändring är ovärderligt.

När du låter det få ta lite tid skapar du meningsfullhet, förtroende och psykologisk trygghet. Du visar att det är okej att känna som man gör, vilket kanske extra viktigt nu när vi lever och verkar i en tid av komplexitet och ständig förändring.

Vill du lära dig mer om Förändringens fyra rom? Anmäl dig till kursen Att leda andra utan att vara chef