Ta ansvar för din kommunikation

Kommunikation är nyckeln till det mesta i våra arbetsliv. Som projektledare har du vanligtvis inte personalansvar vilket gör att du inte heller har chefens maktmandat att tillgå om det skulle behövas.

Men i din roll ingår ändå att du ska få med dig medarbetarna, alla ska komma till sin rätt, samarbeta och bidra till resultatet. Förmågan att kommunicera är fundamental för ett bra ledarskap – inte minst inom projektledning.

Det är ditt ansvar att säkerställa att mottagaren förstår och justera din kommunikation tills det fungerar som du tänkt. Därför är också din förmåga att vara lyhörd och lyssna en viktig del. Även att kunna anpassa din kommunikation till olika individer och situationer är avgörande.

Självledarskap och självinsikt

För att kunna förmedla ett budskap enkelt och tydligt behöver du veta vad du vill uppnå och vad som krävs för att nå olika typer av människor. Men lika viktigt är att du vet hur du styr dig själv och att du har full kontroll över dina egna känslor så att de aldrig står i vägen för det du egentligen ville säga.

Språket och de signaler du sänder ut som ledare är avgörande för att du ska få medarbetarna motiverade och lyckas i ett projekt.

Ha inte heller för bråttom – det är som upplagt för att skapa missförstånd och felaktiga tolkningar. Att avsätta tid för att lyssna på dina medarbetare och visa att du bryr dig om deras problem kan göra susen för arbetsmoralen och bidra till en hälsosam arbetsmiljö som bygger på förtroende.

Var tydlig, sätt gränser och be om hjälp

Som projektledare, teamledare och samordnare kan det vara svårt att göra sitt jobb om man inte får rätt förutsättningar från ledningen och utan tillgång till viktig information, feedback och beslut som rör projektet. För att hantera denna situation kan du prova följande:

1. Kommunicera med den person som har personalansvaret: Det kan vara en chef eller någon annan som är ansvarig för personalen i projektet. Förklara för personen vilken information du behöver och varför det är viktigt för projektet. Försök att skapa en öppen kommunikationskanal där ni kan dela information och samarbeta för att lösa eventuella problem.
2. Skapa en kommunikationsplan: Om det är svårt att få tillgång till information eller feedback kan du försöka skapa en kommunikationsplan för att säkerställa att alla teammedlemmar vet hur och när de ska dela information med dig. Detta kan hjälpa till att undvika missförstånd och förlorat förtroende.
3. Var tydlig med dina förväntningar: Var tydlig med vad du behöver från både ledning och team för att kunna utföra ditt arbete på bästa sätt. Detta kan innebära att du behöver specifik feedback eller rapporter från dem på regelbunden basis.
4. Sök hjälp från andra källor: Om du fortfarande har svårt att få tillgång till information kan du överväga att söka hjälp från andra källor. Detta kan inkludera andra teammedlemmar, andra projektledare eller externa resurser som har liknande erfarenheter och hittat sätt att hantera liknande utmaningar.
5. Kommunicera tydligt med ledningen: Förklara för ledningen vad du behöver för att kunna göra ditt jobb på bästa sätt. Var specifik och tydlig med vilka förutsättningar som behövs och varför det är viktigt för teamets framgång. Försök att kommunicera på ett professionellt sätt och ge förslag på lösningar som kan fungera.
6. Försök att hitta kreativa lösningar: Om ledningen inte kan eller vill tillhandahålla de förutsättningar som du behöver, försök att hitta kreativa lösningar på egen hand. Detta kan innebära att du behöver tänka utanför boxen och hitta alternativa sätt att uppnå dina mål.
7. Prioritera uppgifter: Om du inte har tillräckligt med resurser eller stöd för att utföra alla dina uppgifter, försök att prioritera dem efter deras viktighet och inflytande på teamets framgång. Fokusera på de mest kritiska uppgifterna och arbeta på dem först.
8. Sätt gränser: Om du inte kan få tillräckligt stöd från ledningen, kan du behöva sätta gränser för vad du kan och inte kan göra. Försök att vara tydlig med vad du kan åta dig och vad du behöver stöd för, för att undvika att bränna ut dig själv eller misslyckas med teamets mål.

Bli tryggare i ledarrollen – anmäl dig till Sveriges största ledarskapskurs:

Att leda andra utan att vara chef

Att leda andra utan att vara chef – steg 2